Quantas vezes você já se perguntou como as outras pessoas conseguem realizar tantas atividades quando elas têm a mesma quantidade de tempo que você? Eu já me perguntei isso muitas vezes, e tenho muito interesse no assunto. Não acho que eu tenha as melhores habilidades em gestão de tempo do mundo, mas posso dizer que melhorei bastante as minhas habilidades nos últimos 10 anos. Um dia tem 24 horas. Todo mundo tem as mesmas 24 horas. Precisamos organizar o nosso tempo de forma eficiente para trabalhar, fazer exercício físico, ir à igreja, relaxar, dormir, socializar com os amigos, cuidar da nossa família, e tirar férias. Mais uma vez, todos os dias, temos apenas 24 horas. Não podemos também nos esquecer de que o nosso corpo precisa descansar, e precisa se alimentar.
A meu ver, há três fatores principais que você precisa considerar quando se trata de gerenciar o seu tempo de forma eficiente: organização do tempo, implementação do tempo (bom uso do tempo, evitar desperdício) e processo de decisão e ganho de tempo. Tentarei focar o meu conselho em como usar melhor o seu tempo, principalmente durante as horas de trabalho para aumentar a produtividade, mas também irei mencionar a gestão de tempo pessoal algumas vezes, pelo fato de sua vida pessoal estar intimamente ligada a sua vida empresarial. Não vejo uma maneira de gerir uma delas e excluir a outra do pensamento.
Vou começar com a organização do tempo. Não há como você conseguir organizar a sua vida sem organizar as suas atividades. Todos nós temos atividades diárias, semanais, mensais e esporádicas. Também precisamos saber quanto tempo cada uma delas dura. Por isso é importante organizar o nosso calendário com antecedência, para evitar interrupções ou surpresas. Isso acontecerá inevitavelmente, mas devemos tentar minimizar o número de surpresas o máximo que conseguirmos. Não há desculpas para não ter e não usar um calendário digital. Lembro-me há muitos anos quando tive que comprar um calendário impresso e escrever todas as nossas atividades e compromissos com uma caneta. Também precisávamos ter uma lista separada de contatos em uma agenda. Hoje em dia, qualquer smartphone vem com um calendário, um relógio digital e uma lista de contatos digital. Temos também maneiras de tomar e guardar notas em nossos celulares, para facilitar a vida ainda mais. O problema é que nem todos nós usamos estas funcionalidades como deveríamos. Vou dar um exemplo, e explicar como eu gerencio minhas atividades semanais:
Durante a semana
8 horas de sono
3 refeições (café da manhã, almoço e jantar) – Uma hora cada, total de 3 horas
10 horas de trabalho
1 hora para higiene pessoal (escovar os dentes, banho e banheiro)
Total: 22 horas. Neste caso, ainda tenho 2 horas de tempo reserva.
Tento usar o meu tempo reserva da melhor forma possível; vou nadar três vezes por semana durante uma hora, e estudo 1 hora por dia, todos os dias. Duas vezes por semana, eu uso o meu tempo reserva para atividades do trabalho ou sociais.
Durante o final de semana
Sábado – alguns sábados eu trabalho por 5 horas. Prefiro escrever os artigos nos sábados, pois não sou interrompido por ninguém.
Domingo – Igreja (atividades religiosas) e socializar com os amigos (hora de relaxar)
O que estou tentando explicar aqui é que você precisa preparar uma lista com as suas atividades essenciais e mais importantes, e organizá-la semanalmente. Coloque-a em algum lugar, e não faça alterações com muita frequência; altere o mínimo possível, apenas quando realmente necessário.
Você já começou bem. Você tem uma agenda, e as suas atividades estão organizadas lá. Agora, você precisa implementar as atividades que você organizou de forma eficiente. Você precisa ter a certeza de que não está desperdiçando o seu tempo. Você precisa descobrir maneiras de usar melhor o seu tempo. Qual é a distância de onde você mora até o seu trabalho? Quanto tempo você demora para chegar ao local de trabalho? Qual é a distância do lugar onde você faz suas compras semanais de onde você mora? Qual é à distância da sua academia e igreja de onde você mora, ou do seu trabalho? Você sempre deve tentar reduzir o tempo de percurso o máximo que puder, já que o trajeto pode roubar o tempo que você deveria gastar nas suas atividades importantes. Você não merece isso, então, você deve sempre tentar descobrir maneiras de melhorar o uso do seu tempo e evitar o desperdício.
Por que eu incluí o processo de decisão e ganho de tempo como um fator importante? É simples: sempre precisamos melhorar nossos processos de tomada de decisão. Você pode estar em uma situação na qual você organizou bem o seu tempo, e está realizando as suas atividades conforme planejado, mas ainda tem a sensação de que as coisas não estão realmente caminhando ou progredindo como deveriam, e estes pequenos passos não estão te levando para o objetivo final. Você tomou todas as decisões que deveria, ou ainda tem centenas de decisões a tomar?
O processo de tomada de decisão é como correr contra o tempo, e você deve saber bem como melhorar isso. O ideal seria separar as suas decisões em três categorias: decisões operacionais ou comuns diárias; decisões ocasionais de gestão; e decisões estratégicas. As decisões operacionais são aquelas que precisamos tomar todos os dias, e não terão um grande impacto em nossa vida pessoal ou profissional. Exemplo: Qual roupa eu devo vestir? O que eu devo comer? Que horas devo responder aos meus e-mails? Que horas devo almoçar? Que horas devo jantar?
Estas decisões não têm um grande impacto na sua vida. Pode acreditar. Você deve sempre escolher todas elas de forma automática. Você não precisar gastar 20 minutos escolhendo a roupa que quer usar, mais 1 hora para vesti-la. Comece pensando em como pode reduzir o desperdício de tempo, e como pode ser capaz de usar o seu tempo de forma mais eficiente.
Agora, as decisões ocasionais de gestão são mais importantes, e elas têm um impacto médio na sua vida pessoal e de trabalho, pois, na maioria das vezes, estão ligadas às relações. Estas decisões podem ser: Devo socializar com esta pessoa? Devo almoçar com um dos meus funcionários? Devo trocar a companhia elétrica da minha casa? Devo organizar uma atividade social para a minha empresa? Devo me envolver neste projeto social? É óbvio que você precisa gastar um pouco mais de tempo para pensar sobre estas decisões em comparação às decisões operacionais, mas você também precisa ter atenção para decidir de forma rápida. Isso pode levar até 24 horas para ser decidido. Além disso, a decisão deve ser sempre SIM ou Não, e nunca TALVEZ. TALVEZ é uma perda de tempo. Às vezes, um TALVEZ irá desperdiçar não apenas o seu tempo, mas o de outra pessoa também.
As decisões estratégicas são as mais importantes. Estas são as decisões que podem contribuir imensamente para o alcance dos seus objetivos pessoais e de trabalho. Você precisa de mais tempo para tomar estes tipos de decisões. Exemplos: pedir um empréstimo; trazer um novo sócio/investidor para a empresa; vender ativos comerciais; comprar um novo negócio; implementar um novo produto ou serviço; adquirir um software.
Você precisa ter a certeza de alocar um pouco do seu tempo para cada uma delas. Você deve evitar ficar preso apenas às decisões ocasionais de gestão e operacionais, e acabar atrasando ou esquecendo as decisões estratégicas.
Agora, vou compartilhar algumas dicas de gestão de tempo que uso na minha vida profissional:
1) Mantenha um local de trabalho limpo e bem organizado. Você deve trabalhar em um ambiente bem organizado. Vamos começar pela sua mesa. Quantos documentos você tem na sua mesa agora? Espero que não muitos. O ideal é manter o mínimo possível de papéis. Você sempre deve organizar os documentos na sua mesa em ordem de importância. Se forem muito importantes, mantenha-os a sua esquerda, se não, mantenha-os a sua direita. Evite ter muitas fotos ou brinquedos na mesa, eles podem tirar a sua concentração no trabalho.
2) Fique de olho no relógio Você deve prestar atenção às horas com frequência. Muitas pessoas têm pouca consciência do tempo e velocidade em que trabalham, e por não olharem as horas com muita frequência podem perder ou chegar atrasados aos compromissos.
3) Configure lembretes no seu calendário digital para se lembrar dos seus compromissos. Se você sabe que irá se esquecer, ou não conseguirá olhar o relógio, você também pode configurar lembretes automáticos no seu celular. Você pode colocar lembretes automáticos 10, 15, 30 ou mesmo 60 minutos antes da próxima atividade. Não se esqueça de que, às vezes, você também precisará considerar o tempo de percurso.
4) Tenha cautela ao usar muitos post-its. Eu sempre uso, mas o ideal é usar apenas em curto prazo. Você pode escrever qualquer coisa em um post-it, mas deve rasgá-lo assim que possível. Nunca escreva nada importante em um post-it, e cuidado para não acumulá-los.
5) Se concentre em uma tarefa ou processo por vez. Vamos supor que você tenha três atividades principais: escrituração contabilística, contas a pagar e a receber, e preencher formulário de pedido. Você deve se concentrar em uma atividade por vez, e não ficar pulando de uma para outra. Vamos chamar a atividade de escrituração contabilística de (E), contas a pagar e a receber de (C), e preencher formulários de pedido de (F).
Vamos analisar dois cenários de trabalho:
Primeiro: E E E C C C F F F
Segundo: E C C F E F C C
Tenho certeza de que estará usando o seu tempo de forma mais eficiente no primeiro cenário.
6) Criar modelos para e-mails e mensagens de texto. Tenho certeza de que muitas pessoas que enviam e-mails a você fazem as mesmas perguntas. Você deve criar e-mails e mensagens de texto padrão para não precisar escrever as mesmas mensagens repetidamente para pessoas diferentes, ou em situações diferentes.
7) Ligue para os clientes em vez de trocar e-mails ou mensagens de texto. Passei por situações em que troquei 10 e-mails com o cliente para resolver uma questão. Você pode economizar muito tempo se ligar diretamente para o cliente nestas situações e resolver a questão em apenas uma ligação; isso levará 5 minutos, em vez de 20 minutos respondendo e-mails.
8) Alocar tempo especificamente para verificar o progresso em marketing. Sua responsabilidade mais importante é obter novos clientes e manter os que você tem felizes. Não deixe de usar 1 hora do seu tempo todos os dias para acompanhar os seus clientes e buscar novas formas de atrair clientes novos. O marketing é a atividade mais importante na sua empresa; você deve sempre ter tempo para isso.
9) Sempre organize os arquivos do seu computador. Quantas vezes você ficou procurando por um arquivo no computador, e levou um bom tempo para encontrá-lo? Pior ainda, você já perdeu algum deles? Você deve organizar os arquivos no seu computador da melhor forma possível. Você também pode apagar aqueles dos quais não precisa mais. O ideal seria não precisar clicar mais de 3 vezes para encontrar o arquivo específico pelo qual está procurando.
10) Evite refeições longas. A menos que seja uma ocasião especial, como um aniversário, Natal, ou um jantar/almoço especial com uma pessoal especial, você deve manter o tempo de uma hora para sua refeição. Isto é mais que o suficiente. Além disso, você deve sempre respeitar quem estiver fazendo uma refeição com você; a pessoa espera por uma refeição longa? Talvez não.
11) Evite desperdiçar o tempo de sua equipe durante as reuniões. Reuniões empresariais são muito importantes, mas você deve estruturar e planejar com antecedência, e garantir o envio deste plano a todos os participantes, explicando o que será discutido durante a reunião. Exija que alguém também faça a ata da reunião. Se sentir que a reunião não está indo a lugar algum, pare e marque para outro dia. Você também pode fazer isso se as pessoas não estiverem preparadas para a reunião de forma adequada. Já pensou em calcular quanto custa cada reunião da empresa? Faça isso, você ficará surpreso.
12) E-mails e ligações. Eu o aconselharia a evitar passar o dia todo atrás de um computador respondendo aos e-mails. Você deve se reeducar. Você pode alocar três intervalos de 30 minutos para responder aos e-mails durante o dia. O ideal seria responder aos e-mails antes de todos começarem a trabalhar, meia hora antes do almoço, e meia hora antes de finalizar o seu dia de trabalho. Se estiver lidando pessoalmente com os clientes durante o dia, retorne as ligações ao final do dia e não entre as visitas aos clientes. Você também pode deixar uma mensagem para os seus clientes explicando que todas as ligações serão retornadas ao final do dia – mas se prometer, cumpra.
13) Faça anotações se uma ideia surgir e você achar que ela pode desaparecer – não se esqueça de dar seguimento a isso. Quantas vezes você estava passeando com o cachorro e uma ideia nova surgiu, e você ficou empolgado? Para mim, elas surgem o tempo todo. Eu recomendaria que você anotasse no seu celular e desse seguimento em suas anotações, ao menos, uma vez por semana. Desta forma, você se sentirá mais confortável e mais relaxado fazendo outra coisa.
14) Tenha cuidado com os desperdiçadores de tempo. Lembre-se sempre que, infelizmente, haverá pessoas que não acrescentam nada de importante, e você apenas perderá o seu tempo. Pense bem naquelas pessoas que você encontrou várias vezes e nunca lhe acrescentaram nada. Não estou dizendo que todas as pessoas devem acrescentar alguma coisa, mas a vida é um ciclo de dar e receber. Você sempre deve dar primeiro, e nunca esperar nada em troca, mas se estiver apenas dando, dando, e dando a uma pessoa em particular, e ela nunca lhe deu nada que você acreditasse ser válido, você precisa pensar em retirar essa pessoa da sua lista de contato. Há outro nome para estes desperdiçadores de tempo: sugadores de energia.
15) Não desperdice o tempo de outras pessoas. As pessoas odeiam quando você desperdiça o tempo delas. Você também não gosta disso. Se prometer alguma coisa, por favor, cumpra. Anote toda promessa que fizer, para evitar o esquecimento. Se alguém lhe pedir alguma coisa, diga sim ou não. Se precisar de tempo para pensar antes de responder, explique isso às pessoas que estão esperando por sua resposta. Ao enviar um e-mail a alguém, atenção para não copiar outras pessoas que não têm nada a ver com o conteúdo do e-mail.
16) Arranje tempo para ajudar as pessoas. Você deve sempre arranjar um tempo para ajudar as pessoas. É isto que torna a vida interessante. Procure mandar uma mensagem positiva para, ao menos, 5 pessoas próximas a você. Se doar o seu tempo a alguém, tenho certeza de que esse tempo também será economizado no futuro. Vai por mim.
17) Instale um sistema de calendário, e use. Se você não tem um sistema de e-mail e calendário integrado com tarefas e anotações, eu o aconselharia a ter um. Experimente o Outlook da Microsoft; Eu uso há 10 anos, e é muito fácil de usar.
18) Tenha cuidado com as mídias sociais e outras distrações. Você deve controlar de forma rigorosa quanto tempo você dedica às plataformas de mídia social tais como Facebook, Instagram, e outros sites semelhantes. Elas são muito boas para socializar, mas evite gastar muito tempo vendo o que está acontecendo com o seu vizinho. Você realmente acha isso importante? De verdade? Sempre faço uma pergunta antes de clicar em qualquer coisa que vejo no Facebook: Isso, de alguma forma, vai ser proveitoso para o meu desenvolvimento pessoal? Se sim, eu dou um clique, se não, eu não dou.
19) Contrate um assistente pessoal. Se estiver em uma situação em que há dezenas de ligações para fazer e retornar, e e-mails incontáveis para responder e enviar, com certeza eu o aconselharia a contratar um assistente pessoal.
20) Programa de melhoria contínua para a gestão do seu tempo. Faça questão de sempre encontrar maneiras de melhorar a forma como você usa o seu tempo. Não seja muito duro com si mesmo, tenho certeza de que você ficará mais satisfeito, relaxado e menos estressado no final.
