Você só se dá conta da importância de saber a verdadeira definição de capital de giro, fluxo de caixa e ciclo operacional de um negócio, quando a sua própria empresa está passando por dificuldades.
A falta de fundos nas contas da empresa pode aparecer durante o início da operação, nas fases de crescimento ou declínio.
Durante a fase inicial, está claro que o negócio deve ter dinheiro suficiente para adquirir suprimentos e pagar as custas e despesas até um certo momento, quando o negócio começa a gerar vendas suficientes para cobri-los (conhecido como ponto de equilíbrio).
Durante a fase de crescimento, é natural se empolgar bastante porque nessa fase o seu negócio tem funcionários, está bem estabelecido por alguns anos e as vendas crescem a cada mês e, de repente, você percebe que não há fundos suficientes na conta bancária da sua empresa para pagar fornecedores, cobrir despesas ou investir em novos equipamentos. A falta de fundos pode ser temporária, por um curto prazo (alguns dias), médio prazo (alguns meses) ou longo prazo (mais de um ano).
Se as vendas do seu negócio caíram, e o problema não for temporário, o valor final das vendas realizadas não será suficiente para cobrir os custos da operação. Deste modo você deve preparar rapidamente um plano de emergência para tentar evitar o acúmulo de perdas do seu empreendimento.
Antes de entrar em mais detalhes sobre o que poderia ser feito para sanar as três situações citadas, eu gostaria de explicar de forma breve uma definição prática dos termos: capital de giro, fluxo de caixa e ciclo operacional de um negócio.
Capital de giro é o valor em dinheiro de que a sua empresa precisa ter para pagar os custos e despesas. É o valor que a sua empresa deve ter disponível para manter as operações diárias do seu negócio, afim de que ele se mantenha financeiramente sustentável. Ele é uma ferramenta das empresas muito importante para os tomadores de decisão. Conforme o capital de giro da sua empresa cresce, mais recursos financeiros ela necessita ter. Nessa situação, você precisa investir mais do seu próprio dinheiro na empresa ou de terceiros, como um banco, financiadora ou investidor. O capital de giro está diretamente ligado ao ciclo operacional do negócio. Como expliquei antes, às vezes a empresa pode ter muitos ativos, como carros, equipamentos e propriedades, e não ter caixa suficiente para cobrir os custos e despesas.
Fluxo de caixa é o valor líquido de dinheiro que entra e sai de um negócio. Um fluxo de caixa positivo indica que os ativos líquidos da empresa estão crescendo, o que permite que a empresa pague qualquer dívida, reinvista no negócio, pague as despesas e até mesmo pague os dividendos aos acionistas. Dessa forma, podemos dizer que a empresa está solvente.
Caixa e lucro são coisas diferentes. O lucro mede o desempenho financeiro de um negócio. Ele é basicamente o total de vendas de empresa menos o total de custos e despesas. O fluxo de caixa de um negócio é basicamente quanto dinheiro sobrou no final de um período. Esse é o motivo pelo qual sempre aconselhamos nossos clientes a medir a lucratividade todo mês, mas também a preparar um balanço mensal de fluxo de caixa. Em alguns casos, até mesmo aconselhamos o cliente a gerenciar a empresa conforme o dinheiro entra e sai (fluxo de caixa), em vez de fazer isso quando as faturas são emitidas e os pedidos de compra e despesas são recebidos. Por outro lado, um fluxo de caixa negativo, indica que os ativos líquidos da empresa estão diminuindo. Nesse caso, isso mostra que a empresa não está produzindo dinheiro suficiente para cobrir todos os seus custos e despesas.
O ciclo operacional de um negócio é basicamente a média de tempo necessário para se fabricar produtos ou entregar serviços, até o recebimento do dinheiro gerado pelas vendas.
A sua empresa pode produzir altas margens de lucro e sofrer de falta de caixa na conta para cobrir os custos e despesas. Diversas decisões de gestão podem ter impacto no ciclo operacional do seu negócio, como os prazos comerciais de credores e devedores. O ideal é que o seu negócio reduza o prazo do devedor (para que receba o pagamento das vendas o quanto antes), e aumente o prazo do credor (para que pague os custos e despesas o mais tarde possível).
Dessa forma, sua empresa terá um ciclo operacional menor e mais favorável. Além disso, é muito importante o nível de saída de estoque mantido por uma empresa, o que também pode afetar a sua liquidez, uma vez que o estoque é basicamente dinheiro parado e não disponível na conta. O estoque somente se torna disponível em dinheiro, quando é vendido e o dinheiro é recebido.
Então, se o seu negócio sofre com a falta de capital de giro, você pode tentar algumas das soluções abaixo:
Fase inicial
1) Não deixe de preparar uma previsão de vendas e uma análise de custo/despesas de forma realista
2) Tenha uma reserva financeira para qualquer emergência
3) Prepare alguns cenários de negócios (bem otimista, otimista, pessimista), e sempre use os números do cenário pessimista
4) Selecione fornecedores que te deem crédito e permitam o pagamento parcelado
5) Selecione outros fornecedores que permitam o pagamento parcelado. Por exemplo, na Vertice Services, todos os nossos clientes nos pagam mensalmente. Assim estamos ajudando no seu caixa.
6) Estude a possibilidade de alugar um equipamento em vez de comprá-lo antecipadamente
7) Tenha cuidado com contratos de longo prazo
8) Tente organizar a sua empresa de forma que você receba o dinheiro das vendas, antes de gastar com fornecedores e outros provedores
9) Tenha certeza de ter um sistema de controle de crédito bem estabelecido, como débitos diretos e pedido p/ pagamento em parcelas. .
10) Controle os credores e devedores sempre que puder
11) Tente reduzir o tamanho do estoque da empresa
12) Encontre maneiras de reduzir o tempo de entrega
13) Ter muitos clientes é um risco menor do que ter somente um
Fase de crescimento
1) Se o negócio estiver crescendo muito rápido, negocie seus prazos de pagamento com os fornecedores
2) Solicite um limite especial para a conta da sua empresa
3) Pesquise sobre descontos em faturas. Algumas empresas podem aceitar você como novo cliente
4) Melhore o controle de estoque
5) Negocie qualquer estoque que não tenha sido vendido num determinado prazo por um preço com desconto
6) Prepare um orçamento de despesas e tente cortar aquela desnecessária. Se você não puder cortá-la, considere reduzi-la.
7) Dê aos clientes um incentivo para receber mais rápido
8) Dê prazos somente aos clientes com bom crédito e bom histórico de pagamento
9) Tenha certeza de analisar a empresa antes de lhe dar crédito
10) Contrate uma empresa de cobrança se necessário
11) Contrate alguém responsável para trabalhar no setor financeiro da sua empresa
12) Ensine aos seus funcionários técnicas de vendas adicionai e vendas de produtos “premium”
13) Aceite cartão de crédito e débito para acelerar o fluxo de caixa
14) Entenda problemas de crédito antecipadamente
15) Faça uma análise para descobrir se há fraudes
Fase de declínio
1) Aumente o faturamento (através do aumento de preço ou do volume de vendas)
2) Encontre o real motivo do mau desempenho do negócio
3) Prepare um plano de emergência, no qual você define quais ações precisam ser tomadas, quem será responsável e qual será o prazo
4) Reestruture o seu negócio
5) Descubra se a situação é passageira
6) Faça uma análise completa do mercado do qual sua empresa faz parte
7) Evite que a situação piore
8) Contrate uma consultoria e contabilidade experientes para lhe ajudar
9) Aja o quanto antes
10) Não entre em pânico
11) Se você tentou tudo, pense em uma estratégia de saída (por exemplo: vender o negócio, assinar um acordo voluntário para pagar as dívidas ou declarar falência)
